KOMMUNIKATION. GU:s nya webb är nu lanserad – efter flera års förarbete på alla nivåer inom universitetet. Mycket av jobbet har handlat om att se till att webbens olika funktioner kan fungera med varandra och att rensa bort information som inte hör hemma på en extern webbplats.
– Äntligen! Utropar Nina Raun när jag frågar hur det känns att den nya webben nu lanserats.
Hon är en av två kommunikatörer som visstidsanställdes förra året av institutionen för medicin, universitetets största institution, för att arbetet inför webblanseringen skulle bli klart i tid. Hon tycker det har varit en givande resa, där många bidragit längs vägen.
– Jag blev överraskad av det engagemang och intresse som finns bland våra medarbetare för att hjälpa till och skapa den nya webben, med alltifrån feedback på texter till fotograferingar. Jag har verkligen uppskattat den fina kontakten med verksamheten i arbetet med att få fram det nya materialet, säger Nina Raun, och tillägger att det verkar som att den nya webben hittills tagits emot väl på institutionen.
Bara extern information
Vid institutionen för neurovetenskap och fysiologi har det stora webbarbetet drivits av institutionskommunikatören Josefin Bergenholtz, i samarbete med en biträdande webbredaktör samt sex lättredakörer som utsetts på sektionsnivå. Förarbete inför lanseringen har pågått två år, där de bland annat gått igenom och rensat på alla gamla sidor, berättar Josefin:
– Vi har jobbat under lång tid med att förbereda för den nya webben. Ett exempel är att vi sett över vilken information vi faktiskt ska ha på externa webbplatsen, omarbetat och flyttat över en hel del till interna sidor i Medarbetarportalen och Studentportalen, för att kunna få en renodlad externwebb.
Omkring tio procent kvar
Och det är inte bara på Josefins institution där rensningen av material som inte hör hemma på en modern extern webb tagit mycket tid. För institutionen för medicin har den externa webben nu krympts från tidigare 1100 till 100 sidor.
– Mycket information har flyttats till interna sidor, medan gammalt och inaktuellt har gallrats bort. Den gamla webben var något av en webbkyrkogård, därför har vi lagt mycket tid på att ta fram nytt material framförallt om vår forskning. Nu har vi istället en mer innehållsrik, uppdaterad och målgruppsanpassad webb där det är lättare att hitta information, säger Nina Raun.
På GU:s nya webb grupperas information så att längre sidor skapas, för att göra det lättare att hitta den.B ehovet av bilder är enormt, där det krävs stora bilder tagna i verksamheten på i stort sett alla sidor. Institutionen för medicin genomförde därför ett stort fotoprojekt, där de med hjälp av medarbetare på plats såg till att det togs fina bilder som visar arbetet på institutionen.
Parallell utveckling
Eftersom webbprojektet är universitetsgemensamt, och olika funktioner utvecklats parallellt av olika arbetsgrupperingar, har det varit svårt att arbeta riktigt effektivt och strukturerat, menar Josefin Bergenholtz:
– Vi fick tillgång till två av de system som den nya webbplatsen bygger på redan i början av året, men vissa funktioner och integrationer var då inte på plats, dom har utvecklats under våren och sommaren. Det har varit lite rörigt och inneburit en hel del dubbelarbete, men nu är grunden lagd, och det är så kul att webben äntligen är lanserad! Webbutvecklingen fortsätter och vi hoppas att vi snart kommer ha möjlighet att publicera exempelvis studentporträtt och fler foton i utbildningskatalogen.
Webbredaktörer hjälper varandra
På Sahlgrenska akademin har webbredaktörerna från institutionerna bildat en gemensam grupp, där fakultetskommunikatören Åsa Ekvall är sammankallande. Där diskuterar de stötestenar och inspirerar varandra i webbarbetet.
– Något som fungerat fantastiskt bra är de mallar som tagits fram för forskningsprojekt, där forskare själva bidragit med texter. Jag är jätteimponerad över att projektet valde att arbeta med den formen, och kan se att området Hälsa och medicin nu har över 400 forskningsprojekt beskrivna på vår webb, där man bland annat får fördjupad information om vilka som finansierar forskningen och vilka samarbeten som finns, säger Åsa Ekvall.
Uppdatera personliga sidor
Institutionernas webbkommunikatörer fortsätter att träffas, eftersom det fortfarande återstår mycket arbete med den externa webben även efter lanseringen. Bland annat finns behov av fler bra bilder, och de engelska sidorna behöver mer arbete. På fakultetsnivå ska också sidorna för forskarutbildning tydligare riktas in mot rekrytering av doktorander.
Åsa Ekvall påpekar att många personliga sidor fortfarande behöva uppdateras. Sök på ditt namn under Sök och Hitta person för att se hur din sida ser ut. Här hittar du instruktioner för hur du uppdaterar den. (https://medarbetarportalen.gu.se/verktyg/pop/)
Användarna i centrum
Den nya webben är gjord för att besökare enklare ska hitta det de söker, och på ett effektivt sätt kunna göra det de vill. Strukturen har nu mindre fokus på universitetets organisation, och lägger mer betydelse vid användarnas behov och förväntningar. Webben har exempelvis utrustats med en betydligt bättre sökmotor där du söker inom exempel Hitta forskning, och får de träffarna presenterat. Inte alla träffar huller om buller i en lång lista.
– En grundtanke med den nya webben är också att minska på det antal personer som arbetar med webben. Det blir en bättre webb och ett mer effektivt arbete om färre medarbetare arbetar en större del av sin tid med webben, säger Åsa Ekvall.
Häromdagen träffades webbkommunikatörerna på Medicinareberget, på behörigt avstånd, för tårtkalas där de firade väl genomfört arbete.
TEXT: ELIN LINDSTRÖM
