OFFENTLIGHETSPRINCIPEN. När det kommer in en begäran om att få ut en allmän handling till universitetet ska vi prioritera detta framför annat administrativt arbete, och genast lämna ut den begärda handlingen. Akademiliv tar hjälp av universitetsjurist Kristina Ullgren för att klargöra vad som gäller, med anledning av aktuell kritik från Justitieombudsmannen (JO).
I ett utlåtande nyligen riktade JO kritik mot Göteborgs universitet, för att vi inte lämnat ut allmänna handlingar tillräckligt snabbt. Ärendet gäller en person som begärt att få ut tidigare tentamensfrågor från utbildningar vid Sahlgrenska akademin, där kursansvariga lärare inte velat lämna ut dessa eftersom de innehöll känsliga patientbilder.
– En tenta, det vill säga de skrivningsfrågor som använts vid examination, arkiveras av universitetet i tio år. Det är alltid en allmän handling som alltid ska lämnas ut på begäran. Om en lärare inte vill att känslig information ska spridas ska denne inte ta med informationen när tentan skapas, säger Kristina Ullgren, universitetsjurist inom enheten för myndighets- och utvecklingsstöd.
Vem eller varför spelar ingen roll
Principen att alla ska ha rätt att ta del av allmänna handlingar har funnits länge i Sverige – i år är det faktiskt 250 år sedan offentlighetsprincipen infördes, som en del av grundlagen Tryckfrihetsförordningen. Enligt offentlighetsprincipen kan vem som helst vända sig till en myndighet och begära ut en allmän handling. Den som begär ut en handling behöver inte säga sitt namn eller vad handlingen ska användas till.
Olika sorters handlingar
Handlingar består ofta av dokument med text, men de kan också vara bilder, bandinspelningar, filmer eller annan information som till exempel lagrats i en dator. Offentlighetsprincipen delar in handlingar i olika kategorier.
Det finns handlingar som inte blivit allmänna ännu, till exempel minnesanteckningar, utkast, protokoll som inte justerats eller handlingar som hör till ett ärende som ännu inte färdigbehandlats. Dessa handlingar behöver vi inte lämna ut, men vi får göra det.
Allmänna handlingar kan antingen ha upprättats vid universitetet, eller skapats någon annanstans och sedan inkommit hit. Allmänna handlingar kan antingen vara offentliga eller hemliga. Hemliga handlingar är sådana som tidigare bedömts omfattas av en sekretessregel, och som ska genomgå en ny sekretessprövning innan de kan lämnas ut.
Om du skickar en minnesanteckning eller annan handling som ännu inte blivit allmän hos oss till annan myndighet blir den inkommen där, och därmed en allmän offentlig handling vid den myndigheten.
Sekretess är undantaget
I undantagsfall kan de allmänna handlingar som begärts ut omfattas av en sekretessregel i offentlighets- och sekretesslagen och kan därmed sekretessbeläggas. Om en allmän handling omfattas av sekretess ska en sekretessprövning genomföras som ska ge svar på om den allmänna handlingen kan lämnas ut trots att den omfattas av sekretess eller om handlingen inte får lämnas ut. Det finns också handlingar som ännu inte blivit en allmän handling, till exempel i fall där ärendet som handlingen handlar om ännu inte är färdigbehandlat.
– Om någon begär att få ut en handling och du är osäker på om den är allmän och offentlig får du gärna vända dig till någon som kan hjälpa dig svara på det. Man kan till exempel gärna höra av sig till mig eller någon av mina kollegor, säger Kristina Ullgren, som nås på telefon 031-786 1092 eller e-post kristina.ullgren@gu.se.
Hög prioritet
JO poängterar i sitt utlåtande att det ska gå snabbt att ge besked i en utlämnandefråga – normalt bör detta besked lämnas samma dag som framställningen gjorts.
– Vi ska alltså lägga det andra arbetet åt sidan och genast ta itu med den handling som begärts utlämnad. Det är så JO ser på saken, och då är det detta som gäller, konstaterar Kristina Ullgren.
Om vi måste gå igenom omfattande material för att kunna behandla begäran kan en viss fördröjning vara ofrånkomligt. Men lagen anger tydligt att allmänna handlingar ska lämnas ut utan onödiga dröjsmål, och JO påpekar därför att hanteringen av utlämnandefrågor måste prioriteras framför annan administrativ verksamhet.
Handlingarna kan vara mycket omfattande. Om kopior önskas ska vi ge de första nio gratis, men från och med den tionde kopian tas en avgift, i enlighet med avgiftsförordningen. Den som begärt tillgång till en offentlig, allmän handling ska alltid kunna ta del av den på plats på universitet utan att det kostar något.
Avslag beslutas av universitetsdirektören
För att försvåra saken ytterligare finns också något som kallas potentiella handlingar. En potentiell handling är en handling som kanske inte finns just nu hos myndigheten, men som kan skapas genom sammanfogning av uppgifter som finns i olika register och databaser vid universitetet. Här gäller dock att endast de potentiella handlingar som vi själva brukar ta fram för vårt eget arbete är allmänna handlingar.
Att sammanfoga olika uppgifter från olika register kan också strida mot integritetslagstiftning och därmed inte vara tillåten. I så fall får vi inte ta fram en sådan handling och kan därmed inte heller lämna ut någon sådan handling till allmänheten.
Om en begäran att få ut en allmän handling ska avslås är detta ett aktivt beslut av myndigheten, och det är universitetsdirektör Jörgen Tholin som fattar detta beslut. Den som begärt ut en allmän handling och nekas detta har rätt att få ett skriftligt beslut där det framgår vilken sekretessregel som har tillämpats hur hen ska göra för att överklaga beslutet till kammarrätt.
Bättre rutiner
Kristina Ullgren påpekar att forskningsmaterial kan styras av andra lagar, där till exempel uppgifter från patientjournaler kan innebära att sjukhussekretessen är tillämplig. Det är också viktigt att komma ihåg att vi måste ha tillgång till handlingen för att kunna lämna ut den:
– De svar studenter gett på tentor lämnas till exempel tillbaka till studenterna. När svaren lämnats tillbaka arkiveras de inte vid universitetet, och därför kan vi inte heller lämna ut dem. Det är inte möjligt att lämna ut en allmän handling som vi inte har.
Att JO riktat kritik mot universitetet på det sätt som nu skett är inte vanligt, men det förekommer, berättar Kristina Ullgren. JO:s beslut innebär ingen påföljd för universitetet, förutom att JO nu ställer krav på att universitetet förbättrar sina rutiner.
Kontaktuppgifter:
Kristina Ullgren, universitetsjurist: 031-786 1092 eller kristina.ullgren@gu.se
Här kan du läsa Göteborgs universitets arkivhandbok: http://www.gu.se/digitalAssets/1255/1255842_Arkivhandbok061027.pdf
Här kan du läsa en enkel, sammanfattande skrift om offentlighetsprincipen, utgiven av regeringen: http://www.regeringen.se/contentassets/cb2808f6d4914ee0a0a2a568a5d76532/offentlighetsprincipen_a6_sept2015_webb.pdf
Här kan du läsa hela tryckfrihetsförordningen i Svensk författningssamling: http://www.riksdagen.se/sv/Dokument-Lagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/Tryckfrihetsforordning-19491_sfs-1949-105/
