PRIS. Camilla Torstensson och Jennie Toppari, vid Institutionen för neurovetenskap och fysiologi, är mottagare av Göteborgs universitets pris för administrativ kvalitetsutveckling 2016. De tilldelas priset för utvecklingen av ett system för digital administration och rättning av tentamen – DART.
Motiveringen för årets pristagare lyder så här: ”Genom att på ett innovativt sätt lösa ett problem ”här och nu” har pristagarna väsentligt förändrat en tidskrävande arbetsuppgift och därmed till exempel kunnat erbjuda studenter ökade öppettider. Utvecklingen av systemet är ett gott exempel på ett förbättringsarbete som resulterar i en bättre arbetsmiljö, säkrare hantering, högre rättssäkerhet och större flexibilitet för lärarna. Systemet är överförbart till andra fakulteter och institutioner.”
Den manuella hanteringen blev ett arbetsmiljöproblem
Varje tentamen består av frågor från många olika lärare. För att varje lärare skulle kunna rätta ”sin” fråga delades tentorna manuellt och lämnades ut till rättning för att sedan sättas ihop igen. Det var under 2012-2013 som det ökande studentantalet på läkarprogrammet gjorde den manuella hanteringen av tentorna ohanterlig.
– För att tydliggöra mängden papper så är det ca 20 tentor per termin, varje tentamen består av 30 sidor och skrivs av upp till 140 studenter, vilket innebar att det sammanlagt var 84 000 blad som skulle hanteras manuellt per termin, berättar Jennie och Camilla.
Flera administratörer la mycket tid på att gå i cirkel runt ett bord och sortera tentor. Tentamenshanteringen togs upp som ett arbetsmiljöproblem med institutionens administrativa chef Joakim Hurtig och biträdande sektionschef Holger Nilsson. De förstod att det var ett problem och var positiva till en förändring.
Till en början fanns en dröm om att ordna en maskin som kunde dela och sortera tentorna och kontakt togs då med Toshiba. Ett utvecklingsprojekt inleddes och ganska snart kom de fram till att tentamensadministrationen skulle bli digital.
Det digitala systemet
Idag sker hanteringen helt digitalt. När tentamen skapas kodar systemet varje tentamenstes och en individuell streckkod läggs till varje blad i dokumentet som motsvarar lärarens initialer. Efter skriven tentamen scannas den in och skickas färdigsorterad i PDF till respektive lärare. Rättning av tentamen kan då ske oberoende av var läraren befinner sig i världen. Läraren fyller i ett rättningsprotokoll i Excel och mailar tillbaka det till administratör för sammanställning och inrapportering i Ladok.
Prisutdelning i juni
Priset för administrativ kvalitetsutveckling 2016 delas ut av universitetsdirektör Jörgen Tholin vid ett möte för administrativa chefer i juni. Då kommer Camilla och Jennie att få presentera det nya systemet och ta emot priset, som består av ett diplom och ett bidrag på 15 000 kronor per person för en studieresa.
På frågan om vart studieresan bär av svarar Jennie och Camilla så här:
– Vi har börjat titta på möjliga destinationer för vår studieresa och kikat på Göteborgs universitets internationella partneruniversitet. Eftersom vårt vinnande bidrag handlar om just administrationen kring tentamen spanar vi lite extra efter inspirerande och gärna annorlunda system jämfört med vårt, både vad gäller vår speciallösning och universitetets tentamensadministration i stort. Det är en sällsynt chans att få låta intresset och den egna nyfikenheten styra vart studieresan ska bära hän och vi ser jättemycket fram emot den.
Vill du veta mer om utvecklingen av systemet för digital administration vid rättning av tentamen kan du höra av dig till Holger Nilsson, sektionschef vid sektionen för fysiologi eller Joakim Hurtig, administrativ chef vid Institutionen för neurovetenskap och fysiologi.
