Den 23 september samlades Sahlgrenska akademins administratörer i konferenscentrum Wallenberg för en hel utvecklingsdag med information, dialog och inspiration. Dagen lockade över 150 deltagare från fakultetens alla delar.
– Detta är ett jättebra initiativ och något jag aldrig varit med om tidigare, tyckte Lena Lehto som vanligtvis är verksam på Östra sjukhuset, där hon arbetar som forskningsadministratör vid Växthuset.
Hon får medhåll från Gunilla Adielsson, som är programadministratör för sjukhusfysikerprogrammet:
– Detta är en fantastisk chans att träffa andra som vi vanligtvis har kontakt med per mejl eller telefon.
Moderator under dagen var Henrik Sjövall, proprefekt vid institutionen för medicin. Han inledde dagen med att konstatera att Sahlgrenska akademin nästan är omöjlig att styra:
– Vi har en starkt dominerande grupp i ledarsystemet som är omnipotenta [”allsmäktiga”, red anm.], och det gör det svårt att genomföra strukturella förändringar. Det handlar om väldigt kompetenta forskningsledare med stora grupper som drar in mycket pengar, men omnipotensmyten är förlegad och detta är något Sahlgrenska akademin behöver arbeta med, sade Henrik Sjövall bland annat.
Den gemensamma förvaltningens nya organisation
Förmiddagen erbjöd ett fullmatat program, med presentationer av universitetsdirektören Jörgen Tholin och områdescheferna Stina Sundling (verksamhetsstöd), Marie Smedbro (infrastrukturstöd) och Anna Lindholm (administrativt stöd).
- Inom Område Verksamhetsstöd samlas enheten för analys och utvärdering, kommunikationsenheten, utbildningsenheten, International Centre samt Forsknings- och innovationskontoret. Aktuellt inom området är bland annat omfattande förbättringsarbeten på GU:s webbplatser och implementeringen av Ladok 3.
- Inom Område Infrastrukturstöd samlas Serviceenheten (medieteknik, mötesservice, gästservice, servicecenter, lokalvård, campusservice) och IT-enheten. Aktuellt inom området är bland annat en strategisk lokalförsörjningsplan för universitetet och ett nytt gränssnitt för ärendehantering som kallas ”enkla vägar in”.
- Inom Område Administrativt stöd samlas miljöenheten, ekonomienheten, personalenheten, IT-staben och projektkontoren samt enheten för myndighets- och utvecklingsstöd. Aktuellt inom området är den övergång av personal- och ekonomiadministration som kommer att ske till Statens servicecenter i maj nästa år. Övergången innebär att personal från universitetet flyttas över till Statens servicecenter. I november nästa år införs ett nytt personaladministrativt system, Primula. En annan nyhet är piloten för en ny medarbetarutbildning för alla anställda, baserad på den utbildning som tidigare genomförts vid Sahlgrenska akademin.
Den gemensamma förvaltningen har åtgärdat ett budgetunderskott på 8 miljoner kronor. Förvaltningen har minskat sina kostnader från att utgöra 7,1 procent av universitetets omkostnader till 6,4 procent. Enligt planen ska kostnaderna minska ännu mer, ner till 6,1 procent, men Jörgen Tholin tycker det är klokt att avvakta:
– Om vi går vidare med besparingarna är risken att uppgifter trycks ner på institutionsnivå. Det vore dumt att utmana ödet nu och trycka på ytterligare, då riskerar vi både sänkt kvalitet och sämre arbetsmiljö. Jag tycker vi borde stanna kvar lite på 6,4 procent, sade han reflekterande.
Irja Persson Utterhall, tidigare kanslichef vid Sahlgrenska akademin, har fått flera utredningsuppdrag av den gemensamma förvaltningen. Bland annat undersöker hon vilka uppgifter som bör göras på institutions-, fakultets och gemensam nivå, och vad som har hänt efter förändringsarbetet GU förnyas. Vad blev bra efter förändringen, och vad bör universitetet arbeta vidare med?
Många frågor
Mycket tid avsattes också till frågor från publiken. Joakim Hurtig, administrativ chef på institutionen för neurovetenskap och fysiologi, inledde med en fråga om administrationens framtida roll i ett större sammanhang.
– Det finns en tydlig statlig vilja att samordna administration, och staten kommer att centralisera administration på ett helt annat sätt än tidigare. Lärosäten är inte så annorlunda som vi gärna vill tro och vi kommer också att omfattas av denna centralisering, svarade Jörgen Tholin.
– Vi kommer inte längre kunna hjälpa till med enklare administrativa uppgifter på myndigheten, utan bara med kvalificerade administrativa uppgifter. Vi lyfter våra funktioner om vi kan leverera efter de önskemål som finns och vi får ett roligare arbete, sade Stina Sundling, chef för Område Verksamhetsstöd.
Eva Sjögren Nilsson, administrativ samordnare vid institutionen för medicin, ställde sig frågande till att läkare och forskare måste ägna sig åt administration.
– Vi administratörer tycker inte det är svårt, men de får peta i system de inte klarar av och de gör det dåligt. Det drabbar alla och det är kostnadsineffektivt. Var går gränsen för vad vi ska göra och vad vår kärnverksamhet ska syssla med?
Flera deltagare uttalade sig kritiskt om olika administrativa system vid universitetet, synpunkter som Anna Lindholm, chef för Område Administrativt stöd, lovade att ta med sig.
– Vi lägger mycket tid på att lära forskare att använda systemen, och det vore bra om systemen var mer självinstruerande, sade någon.
– Vi administratörer sitter och slåss med system som inte fungerar – inköpssystemet är ett praktexempel, sade en annan medarbetare i publiken.
Ytterligare en åhörare i publiken efterfrågade en enklare väg för administratörer i verksamheten att framföra förbättringsförslag till universitetets administrativa ledning.
Hur blir man en bättre medmänniska?
Efter lunch föreläste Stefan Einhorn, författare och professor vid Karolinska Institutet, om konsten att vara en god medmänniska. Han menade att det finns flera bra anledningar till att man borde vara god – godhet ger en kick genom att det stimulerar hjärnans belöningssystem – en enda god handling kan göra en enorm skillnad i en annan människas liv – människor som blir bemötta väl presterar bättre.
Hela arbetsplatsen blir alltså bättre om man är god mot sina medarbetare. Genom att bli medvetna om vad som hindrar oss från att vara goda medmänniskor och genom att vara att öva kan alla som vill också bli en bättre medmänniska.
Tre kollegor från Core Facilities/EBM reflekterade över fikakoppen efter Stefan Einhorns presentation:
– Det var en stor glädje för mig att lyssna på honom, han var outstanding. Det är viktigt att vara generös både mot sig själv och mot andra, och det tar jag med mig efter den här dagen, funderade Ewa Crusner, som är administrativ samordnare på EBM.
Samtidigt konstaterade de tre kollegorna att det finns frustration bland administrativ personal som också fick utlopp under dagen:
– Jag upplever att många har frågor om utvecklingen av de system vi arbetar i. Jag tror det var bra att de fick en möjlighet att vända sig direkt till områdescheferna med sina frågor idag, och att cheferna fick en bättre förståelse för hur systemen fungerar i verkligheten, sade Maria Hansen, forskningskoordinator vid EBM.
