Från och med 2013 upprättar området Administrativt stöd inom Gemensamma förvaltningen en support till stöd för institutioner och andra enheter. Supporten ska erbjuda hjälp till självhjälp, och vara en tydlig väg in inom personaladministration, ekonomiadministration, arkiv och registratur, miljö och hållbarhet samt juridik.
Alla områden inom Gemensamma förvaltningen har ett ansvar att driva utvecklingen av universitetets processer och rutiner. För dessa uppgifter krävs en organisation och ett arbetssätt som på ett effektivt sätt kan förmedla information och direktiv till institutioner och fakulteter och samtidigt erbjuda ett professionellt stöd. Som en del av detta arbete kommer det inom området Administrativt stöd inom Gemensamma förvaltningen att från och med 2013 upprättas en support till stöd för institutioner och andra enheter.
Supporten inom Administrativt stöd ska erbjuda hjälp till självhjälp, och vara en tydlig väg in till området. Tanken är att man på institutioner och andra enheter inte ska behöva veta till vilken person man ska vända sig i en viss fråga eller i ett visst ärende, man kan alltid kontakta supporten och antingen få hjälp direkt eller få sitt ärende omhändertaget för vidare hantering. Det är också så att i de fall en fråga sträcker sig över flera sakområden (till exempel personal och ekonomi), ska man endast behöva vända sig till supporten, som sedan vid behov kontaktar berörda inom de olika sakområdena. Supporten ska erbjuda det stöd verksamheten har behov av, särskilt mot bakgrund av att institutionerna står inför en ny situation med nya uppgifter och ansvar. Genom att följa upp de ärenden som mottas i supporten, kan också behov av kompetenshöjande insatser lättare identifieras.
Det är viktigt att veta att supportfunktionen på sikt inte kommer att vara dimensionerad för att tillhandahålla samma servicenivå som fakultetsnivån idag ger. Institutionerna ska i princip klara alla dagliga arbetsuppgifter utan hjälp från någon annan nivå, och det är prefektens ansvar att bemanna institutionen på ett sådant sätt att de administrativa uppgifterna kan utföras med tillräckligt god kvalitet.
Den administrativa supporten kommer att nås via telefon på anknytning 786 4040, via funktionsmail administrativtstod@gu.se och på sikt via ett frågeformulär på det Adminstrativa stödets websidor. Vid telefonkontakt kommer man att erbjudas följande förval: 1) Personal- och lönefrågor, 2) Ekonomiadministration, 3) Registratur och arkiv, samt 4) Miljö och hållbarhet.
Frågor avseende det juridiska området kommer att kunna lämnas till funktionsmail universitetsjuristerna@gu.se.
Supporten kommer att ha öppet under kontorstid, kl 08.00-16.30 (sommartid kl 08.00-16.00).
Administrativa stödets support öppnar den 7 januari 2013.
Frågor om administrativa supporten kan ställas till ordförande i arbetsgruppen Jeanette Arnesson (jeanette.arnesson@gu.se).
